En su libro , Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours , el autor Robert Pozen revela sus secretos y estrategias para la productividad y el alto rendimiento, centrándose en los resultados producidos en lugar de simplemente horas trabajadas. En este fragmento editado, Pozen establece seis pasos para analizar si sus esfuerzos están apoyando sus metas y objetivos empresariales más críticos.

Muchos ejecutivos corren de reunión a reunión o crisis a crisis sin dar mucho pensamiento a la razón de sus agitados horarios. Pasan demasiado poco tiempo en actividades que apoyan sus metas más altas ya menudo informan un desajuste grave entre las prioridades y las asignaciones de tiempo.

Piense cuidadosamente acerca de por qué está participando en cualquier actividad y lo que espera obtener de ella. Establezca sus metas de más alto rango y determine si su horario es consistente con este ranking. Este proceso tiene seis pasos:

1. Escriba todo. Incluya las tareas de rutina que tiene que hacer a diario o semanales ya largo plazo proyectos asignados a you.But sólo puede pisar el agua si pasa todo su tiempo respondiendo a las crisis y las tareas asignadas por otros. Para salir adelante, también debe pensar en lo que quiere hacer.

Estas pueden ser metas a largo plazo, como avanzar su carrera, o metas a corto plazo, como desarrollar una nueva habilidad. Añada estas aspiraciones para su trabajo a su lista. Sea lo más amplio posible; Capturar todas sus tareas y objetivos.

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2. Organizar por horizonte temporal. Divida su lista en tres categorías de tiempo:

  • Objetivos de carrera: Objetivos a largo plazo durante al menos cinco años.
  • Objetivos: Objetivos profesionales en los próximos tres meses a dos años.
  • Metas: pasos de acción que deben guiar su trabajo sobre una base semanal o diaria – o ejemplo, terminar una parte de un proyecto más grande.

Asegúrese de que cada objetivo tiene uno o dos objetivos asociados. Si le falta un objetivo, piense en el siguiente paso que puede tomar para avanzar en ese objetivo y, a continuación, agregarlo a su lista de objetivos.

3. Clasifique sus objetivos. Piensa en lo que quieres hacer, en lo que eres bueno y en lo que el mundo necesita de ti. Éstos son claramente diferentes – y puede haber algún conflicto entre ellos. Determinar lo que usted quiere hacer es crítico a sus decisiones de la graduación. Por ejemplo, si usted tiene un deseo ardiente de inventar el producto más nuevo de su compañía, usted debe clasificar ese objetivo más alto.

Entonces, pregúntese: “¿Qué soy mejor que yo para hacer que otros? ¿Qué objetivos juegan a mis puntos fuertes?” Clasifique un objetivo más alto si tiene una ventaja comparativa en lograrlo debido a su personalidad o habilidades.

Por último, pregunta qué te necesita el mundo. Usted no puede ser completamente productivo mirando sólo en el lado de la oferta. También debe considerar el lado de la demanda – lo que el mundo, su organización, o su jefe más necesita de usted.

Anote dos o tres objetivos principales para su organización y piense en la métrica utilizada para evaluar el desempeño. Pregúntese qué cambio podría hacer para ayudar a lograr el éxito: ¿más tiempo visitando a los clientes? Reclutamiento de un talento profesional para reemplazar a un empleado retirado?

4. Clasifique sus objetivos. Sus objetivos, o pasos de acción, normalmente caerán en una de dos categorías: habilitar objetivos, que le ayudarán a lograr sus objetivos y objetivos asignados, que se le dan a usted. En primer lugar decidir qué objetivos pertenecen en qué categoría y luego tratar de clasificarlos.

Por ejemplo, terminar mi libro era un objetivo muy alto para mí, por lo que escribir el primer borrador de un capítulo tendía a ser mi objetivo habilitado más alto. Un objetivo habilitador también puede promover un objetivo de maneras más sutiles. Suponga que le han dicho que le asignarán un proyecto importante (es decir, un objetivo) que requerirá su atención completa. Por lo tanto, desea obtener muchas de sus pequeñas tareas fuera del camino. Completar estas metas de habilitación de prioridad inferior apoya su nuevo objetivo eliminando distracciones.

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Enumere y clasifique sus objetivos habilitadores en función de la importancia del objetivo y de la eficacia con que la meta que la habilita la promueve. Los objetivos asignados son tareas diarias y semanales que a menudo parecen no estar relacionadas con su imagen más grande. Son muy diferentes de los que apoyan sus objetivos. Aunque los objetivos asignados son inmediatos y concretos, eso no significa que sean lo suficientemente importantes como para consumir su horario. Considerarlos de baja prioridad y gastar el menor tiempo posible en ellos.

5. Estimar cómo usted pasa su tiempo. Una vez que haya clasificado sus objetivos y metas, determine la eficacia con la que su programa se corresponde con sus metas de alta prioridad. Saque su calendario y responda a estas seis preguntas:

  • ¿Cuántas horas pasas en el trabajo frente a otras actividades?
  • ¿Cuáles son las tres principales actividades de trabajo en las que pasa más tiempo?
  • ¿Cuántas horas por semana pasas en reuniones, formularios o informes, y responder a correos electrónicos?
  • ¿Su programa semanal será similar en un año a partir de ahora?
  • ¿Cuáles serán sus tres actividades principales durante el próximo año, y cambiarán?
  • ¿Cómo medirás el éxito y el fracaso durante el próximo año?
  • Compare sus asignaciones de tiempo con su lista clasificada de objetivos y objetivos. ¿Qué porcentaje de su tiempo gasta en actividades que le ayudan a alcanzar sus objetivos y objetivos más altos? ¿Cuánto tiempo pasas en artículos de menor rango?

6. Responda a la falta de coincidencia. Es probable que encuentre que no está gastando más de la mitad de su tiempo en sus prioridades más altas. Algunos profesionales no han pensado cuidadosamente en sus objetivos y metas, y con tanta frecuencia descuidan un objetivo importante – hasta que se convierte en una crisis, exigiendo su tiempo completo y esfuerzo.