G Suite: Qué es y por qué debes considerar su uso

G Suite es la respuesta de la compañía Google a una serie de problemáticas relacionadas con la productividad empresarial. Es un conjunto de herramientas que comprende una solución para el uso conjunto de correo electrónico, procesamiento de textos, hojas de cálculo, cubierta de presentación, calendarios compartidos, almacenamiento en la nube y mucho más. Todas estas herramientas son ofrecidas por un costo de $5 al mes, ¿pero qué le ofrece cada una de estas herramientas a tu organización?

Gmail como herramienta de dirección en tu organización

Una gran cantidad de usuarios a nivel mundial ha demostrado preferir a Gmail como el representante de su correo electrónico personal. Además de las poderosas funciones que ésta plataforma ofrece, la gran familiaridad de su manejo ha permitido que sea la favorita de muchos. Muchas empresas pequeñas han recurrido al uso de cuentas personales de Gmail para manejar sus asuntos empresariales pero debes admitir que esto puede ser muy poco profesional. Las cuentas G Suite te permiten crear y enviar correos electrónicos bajo un dominio propio, pero utilizando la plataforma Gmail de Google. ¿Qué quiere decir esto? Que tu cuenta de correo electrónico puede ser [email protected] y no [email protected]

Calendario de Google

Si tienes una pequeña empresa, debes conocer la necesidad imperativa de administrar un calendario online, para permitir una coordinación de esfuerzos y acciones. La aplicación Calendar de Google es una de las herramientas más populares y potentes que se encuentran en la red, y forma parte de G Suite. Calendar te permitirá crear eventos que serán compartidos muy fácilmente entre tus contactos y miembros de organización, haciendo invitaciones por correo electrónico y permitiéndote llevar un seguimiento de quienes aceptan o rechazan la misma. Proporciona recordatorios, calendarios compartidos y muchas otras características que por lo general son costosas en plataformas de manejo empresarial, pero que Google ofrece por solo una fracción del costo.

Documentos, hojas de cálculo y presentaciones

Google decidió implementar en sus herramientas G Suite una forma para manejar los documentos ofrecidos por Microsoft Office, que van desde documentos y hojas de cálculo, hasta presentaciones de negocios. Puesto que estas funciones son ejecutables solo en la red, muchos usuarios pueden no impresionarse por las características ofrecidas, puesto que existen programas (los ofrecidos por Microsoft, por ejemplo) que proponen funciones más completas. Pero si se habla del usuario promedio, que realiza actividades relativamente ordinarias en su cotidianidad, estas soluciones proporcionan las características suficientes para preparar eficientemente una gran cantidad de contenidos. Debido a que estas aplicaciones forman parte de G Suite, los archivos creados se guardan automáticamente en Google Drive y son fáciles de compartir, tanto en la organización como fuera de ella.

Google Drive

Google Drive es probablemente una de las herramientas de productividad más útiles del mercado actual. En el nivel de entrada, el cual tiene un costo de $5, los usuarios cuentan con 30 GB de almacenamiento en la nube. Pero por solo $10, es posible obtener un almacenamiento ilimitado (o 1 TB por usuario para organizaciones menores de 5 usuarios). Almacenamiento ilimitado por un precio tan bajo es una opción que la mayoría de empresas que ofrecen servicios de almacenamiento en la nube no prometen.

El almacenamiento en la nube les ofrece a los miembros de tu equipo de trabajo, la capacidad de compartir carpetas y archivos considerados de gran peso. Y al tratarse de una aplicación complemento de G Suite, es posible enviar archivos de correo electrónico, compartirlos durante un chat de Hangout, anexarlos a invitaciones de calendario o usarlos de muchas maneras más.

Hangouts

Hangouts es considerada ese tipo de aplicación que no es necesaria e indispensable hasta que te acostumbras a usarla. Te ofrece una solución de chat en línea y videoconferencia, permitiendo a los usuarios de G Suite comunicarse entre sí. Puedes conversar utilizando el chat convencional o iniciar una video llamada desde cualquier computadora, donde podrás invitar hasta a 25 personas a unirse. Es ideal para cualquier organización que posea múltiples sucursales u oficinas con miembros en distintas ubicaciones.

Para muchas organizaciones ninguna solución es perfecta, pero en este aspecto G Suite es una opción masiva que puede satisfacer, intuitiva y económicamente, las necesidades que tu empresa demanda. Con sus interfaces atractivas y fáciles de entender, sus poderosas funciones de almacenamiento y productividad y la integración que permite entre sus propios programas y los de otros proveedores, G Suite se ha convertido en una de las suites más productivas, potentes y versátiles el mercado actual.

Los diseñadores web también se han enamorado en gran medida de G Suite por su capacidad para impulsar sus propios sitios web. Con una cuenta de G Suite, puedes transmitir videos desde tu Google Drive hasta tu sitio web, aprovechando la potencia de la red masiva de Google sin interferir con tu propio servidor ni sobrecargar el ancho de banda local. A algunos usuarios les gusta vincular un calendario de Google en su sitio web para permitir una configuración fácil de las citas programadas o para notificar a los clientes de días y horas de disponibilidad. Otros en cambio, les gusta crear presentaciones en diapositivas que se encuentran alojadas en Google Drive pero se muestran en su sitio web cada vez que un usuario visita una página en particular. Con el conocimiento adecuado y un poco de creatividad, incluso los diseñadores principiantes pueden obtener resultados profesionales para sus sitios web aprovechando el instrumento G Suite.