Imagina que has contratado a alguien que parecía competente. Al menos, eso es lo que pensaste cuando lo contrataste. Pero al final no es lo que esperabas. A lo mejor no es puntual, da informes incompletos, o simplemente no logra ajustarse, a pesar de los múltiples intentos de ayudarlo a tener éxito. Tienes que hacer algo. No tienes tiempo para vigilarlo, y los errores constantes están afectando la credibilidad de tu equipo. No te queda otra opción más que despedir a tu empleado.

Pero despedir a tu empleado de la nada puede ser arriesgado para tu negocio. Necesitas un proceso justo para no sentirte responsable. Además, lo mejor sería darles tiempo a los empleados para mejorar. Después de todo, reclutar, contratar, integrar y entrenar a un nuevo empleado puede resultar costoso.

Cuando todo lo demás falla, despedirlo podría ser lo correcto. Para llevar a cabo despidos basados en el desempeño correctamente, lo mejor es seguir un proceso de disciplina, que generalmente incluye una serie de sanciones que se hacen más severas mientras más faltas se cometan.

Pasos que debes seguir antes de despedir a tu empleado

  1. Escríbelo todo

Documentar es importante. Si no apuntas lo ocurrido, entonces no hay forma de probar que eso haya sucedido. Incluso conversaciones informales escritas en un cuaderno puede resultar una documentación útil. Puede parecer una tarea que requiere tiempo, pero hacerlo podría ayudarte a sustentar tu decisión.

  1. Se claro con tus expectativas

Para cada trabajo necesitas tener una descripción. Aunque no tengas nada formal, ten una documentación que de un resumen de las funciones y responsabilidades de cada rol en tu equipo.

No asumas que las personas saben lo que necesitas. Cada uno viene con perspectiva propia que no siempre encajan con la de su jefe. Los roles deben ser definidos, esto hace más fácil el identificar y corregir.

Además, tus políticas disciplinarias deben ser establecidas y transparentes, detallando cómo se dará un despido si es necesario. Esto asegura que cada problema se trate justamente.

  1. Sé un buen entrenador

Los nuevos y viejos empleados deben ser entrenados. Estas son sugerencias informales que consisten en que está bien y que está mal. Tus empleados necesitan de esto para entender cómo hacer bien antes de llegar al punto en el que se necesitan acciones disciplinarias.

  1. Inicia un plan de mejora de rendimiento

Este plan debe explicar específicamente cuales son las áreas del problema y reglas establecidas detalladas para tomar acción correctiva. En algunos casos, dar consejos privados puede ser lo mejor para el empleado. Otros necesitarán de un plan escrito.

Este método puede ayudar a resolver problemas como la asistencia, comunicación y otros problemas de conducta.

Si lo que tienen son problemas con sus habilidades, este plan puede ser utilizado. Por ejemplo puede ser aplicado en un empleado con fallas ortográficas o gramaticales en sus reportes.

El tiempo para mejorar debe ser razonable. Algunas deficiencias son más rápidas de arreglar que otras, mantén esto en mente.

Procura documentar la conversación y el plan, haciendo que tus empleados firmen un acuerdo. Si éste se da verbalmente, envíales un email sobre el asunto.

Posterior a esto ten reuniones con ellos. Captura los detalles de estas conversaciones en documentos escritos y haz que tus empleados firmen un papel para confirmar su asistencia. Dales sugerencias específicas en lo que hacen. Si los resultados no son lo suficientemente claros, diles lo que hacen bien y lo que hacen mal.

Lo más importante, si no ves mejora y ellos siguen cometiendo errores similares, señálalos de inmediato. No esperes hasta la próxima reunión. Recuerda mantener notas sobre los llamados de atención y cuando los hiciste.

  1. Haz un asesoramiento por escrito

Si las cosas se salen de control, puede que tengas que hacer un asesoramiento por escrito. Es similar a un plan de mejoramiento. Ésta debe detallar las áreas que los empleados deben corregir.

Esta notificación debe expresar que la mejora debe ser inmediata, trata de resaltarlo.

Los empleados deben firmarlo después de tener una discusión sobre el asunto. Esto no significa que ellos deben estar de acuerdo con lo documentado. Su firma sólo indica que recibió el asesoramiento.

  1. Cuando todo falla, debes despedir a tu empleado

A pesar de todos tus esfuerzo, quizá no ves la mejora que necesitas y tu única opción es finalizar con la relación laboral. Sin embargo, hasta ahora debes tener documentado todo lo que hiciste para ayudar a mejorar el rendimiento de ese empleado.

Los despidos en base al rendimiento nunca deben ser dados por sorpresa a tus empleados.

Antes de hacerlo, asegúrate de revisar toda la documentación. Además, contacta a tu consejero legal para asegurarte de que tu caso está justificado. Confirma que estás siguiendo el debido proceso legal de tu país.

Durante el despido de un empleado, la honestidad es la mejor política. Aunque tu meta no sea hacer sentir mal a alguien, no debes disfrazar ese despido ni pedirle a la persona que renuncie.